De laatste tijd zie je dat bedrijven steeds vaker aan de slag gaan met een webinar. En geef ze eens ongelijk. Via een webinar kun je online jouw diensten of producten onder de aandacht brengen bij jouw (toekomstige) klanten. Het geven van een goed webinar vraagt echter wel wat tijd en aandacht. In deze blog krijg je de 7 stappen om een webinar succesvol uit te voeren, van voorbereiding tot na de uitzending.

1. Bepalen doelgroep en doel webinar

Voordat je begint, is het belangrijk om goed in kaart te brengen wie je doelgroep is. Waarschijnlijk is dit iets waar je als bedrijf al lang over na hebt gedacht. Echter is het voor het organiseren van een webinar belangrijk om binnen deze doelgroep nogmaals te segmenteren. Denk aan de branche waarin de doelgroep actief is, de bedrijfsgrootte, opleidingsniveau en interesses van de doelgroep. Zo kun je via het webinar een specifieker deel van je doelgroep aanspreken.

Als je de doelgroep helder hebt, is het tijd om na te gaan denken over het doel van het webinar. Waarom wil je dit webinar organiseren en wat wil je met dit webinar bereiken? Als je de doelstellingen goed hebt bepaald kun je achteraf beter meten wat er goed is gegaan en wat je nog kunt verbeteren. Het doel kan van alles zijn. Je kan een webinar organiseren om meer leads te genereren, om het contact met je huidige kanten te verbeteren of omdat je de mailinglijst wilt vergroten. Maak dit concreet en meetbaar.

Daarnaast is het belangrijk om vooraf te bepalen hoe lang het webinar zal duren, wie deze zal presenteren en of er eventueel sprekers uitgenodigd zijn. Met een duidelijk programma zal het gemakkelijker worden om het webinar verder invulling te geven en je doelgroep hierover te informeren.

2. Kies een interessant onderwerp

Nu dat je in kaart hebt gebracht wie de doelgroep is en wat je wilt bereiken met het webinar, ga je op zoek naar een passend onderwerp. Krijgt de klantenservice veel vragen binnen over een bepaald onderwerp? Dan is het een goed idee om hierover een webinar te geven! Het is belangrijk om een onderwerp te kiezen waarbij je een waardevolle bijdrage kunt leveren, anders zullen kijkers het webinar snel verlaten of zich niet eens aanmelden. Denk vanuit de doelgroep: what’s in it for me?’.

Naast het kiezen van het onderwerp dien je een datum en tijdstip te kiezen waarop de doelgroep beschikbaar is. Want al is het onderwerp nog zo interessant, als je de doelgroep niet kunt bereiken zullen de aanmeldingen nog steeds tegenvallen. Voor B2C is het beste moment voor een webinar maandag tot en met donderdag avond. Er is dan gekookt, de kinderen liggen op bed en is er tijd voor een webinar. Voor B2B is het beste moment dinsdag tot en met donderdag tussen 10:00 uur en 16:00 uur.

3. Tijd om je webinar te promoten

Nu de basis staat, ga je het webinar promoten onder de doelgroep. Dit mogen ze natuurlijk niet missen! Begin op tijd, start zeker zes weken van te voren. Je doelgroep wordt waarschijnlijk plat gegooid met allerlei campagnes van andere bedrijven die hen ook wil bereiken. Zorg er dus voor dat je een aansprekende campagne opstart gericht op jouw doelgroep. Maak gebruik van goede teksten en visuals om de aandacht te trekken. Vooral een pakkende titel is erg belangrijk. Vermijd titels als: ‘uitleg over…’, maar kies bijvoorbeeld voor ‘zes tips om beter te scoren met…’.

Het promoten kan op verschillende manieren:

• Maak een landingspagina met duidelijke informatie over het webinar
• Start mailings naar je eigen klant database
• Schrijf een item in de nieuwsbrief
• Adverteer op de Social Media kanalen waar de doelgroep zich bevindt
• Gebruik je netwerk of de netwerken van collega’s.

Zorg ervoor dat alle promoties doorgelinkt worden naar de landingspagina waar de doelgroep zich aan kan melden voor het webinar. Op deze landingspagina kan je ook nog duidelijker aangeven wat de doelgroep van het webinar kan verwachten. Het voordeel hiervan is dat je direct de contactgegevens van de doelgroep verzamelt. Zo haal je op een snelle manier nieuwe leads binnen.

Controleer regelmatig hoe het gaat met de inschrijvingen en stel eventueel de campagnes bij. Je zult in het begin merken dat de aanmeldingen wat traag gaan, dit is omdat mensen zich niet meteen willen ‘binden’ aan een afspraak zes weken van te voren. In de laatste week zul je merken dat het aantal aanmeldingen stijgt en in deze week raden we ook aan het webinar extra te promoten.

4. Het maken van de presentatie

De campagne loopt en de aanmeldingen stromen binnen, tijd om je te focussen op het maken van de presentatie. Een webinar duurt gemiddeld een half uur tot een uur en kijkers zullen afhaken als er geen afwisseling is in de presentatie. Je moet gedurende het webinar de nieuwsgierigheid blijven prikkelen. Doe dit door het toevoegen van afbeeldingen en video’s.

Om de boel nog dynamischer te maken kun je er voor kiezen om tussen beelden van meerdere camera’s te switchen. Dit is interessant om te doen als je bijvoorbeeld gastsprekers op bezoek hebt in je webinar. Ook oogt dit onwijs professioneel. Daarnaast kun je gebruik maken van een chatfunctie en polls, om zo interactie te creëren met je kijkers. Zo vergroot je de betrokkenheid. Hiervoor dien je een software te downloaden die geschikt is voor webinars. Misschien dat er binnen de organisatie al een soortgelijke software gebruikt wordt. Anders is het belangrijk om vast te stellen wat je eisen zijn aan de software. Hoeveel kijkers moeten deel kunnen nemen? Wens je een chatfunctie? Wil je deelnemerslijsten in kunnen zien? Het webinar opnemen? Op basis hiervan kun je onderzoek doen naar een geschikte software.

5. Oefen, oefen en oefen je webinar

Presenteren voor een groep mensen is zo makkelijk nog niet. Daarom is het belangrijk om het webinar goed voor te bereiden. Neem het eens op zodat je dit later terug kunt kijken. Zo heb je de presentatie meteen getimed en kun je tijd inplannen om de verbeterpunten aan te pakken.

Een eerste indruk wordt al snel gevormd. Het is belangrijk dat je aan het begin van het webinar meteen de aandacht van de kijker trekt en deze ook erbij houdt. Benoem gelijk wat je gaat bespreken en hoe je de deelnemers hiermee vooruit gaat helpen. Wijk vooral niet af van dit onderwerp. Dit is een no-go en de kans bestaat dat deelnemers het webinar zullen verlaten. Houd je dus goed aan het script!

Naast het oefenen van de presentatie dien je ook de techniek te testen. Werkt de apparatuur? Is het geluid goed? Kan er makkelijk ingelogd worden? Kom je er tijdens het webinar zelf pas achter dat dit niet werkt, dan komt dit onprofessioneel over.

6. Go live

Het is zover, de dag van het webinar is aangebroken. Zorg dat je op tijd klaar zit voor een laatste test en vanzelf zullen de eerste deelnemers inloggen. Betrek de kijker direct bij het webinar. Laat merken dat je hun probleem begrijpt en dat jij dit voor ze op gaat lossen. Maak ook ruimte voor interactie: laat de kijkers vragen stellen, beantwoord deze en stel ook zelf vragen aan de kijkers. Dit maakt alles extra persoonlijk. Op het einde bedank je de kijkers voor het deelnemen en hier kun je ze nog wat extra’s meegeven. Denk aan een link naar een gratis e-book of een kortingscode. En het belangrijkste van allemaal: vergeet vooral niet te genieten!

7. De follow up

De follow up dien je al mee te nemen in de voorbereiding van het webinar. Dit is de laatste stap om de potentiële klanten binnen te halen. Zo kun je de klanten nog een mail nasturen met een link waar ze het webinar terug kunnen kijken en voeg hier natuurlijk een aanbod aan toe wat ze niet af kunnen wijzen… Er zullen vast aanmeldingen zijn geweest die uiteindelijk niet op zijn komen dagen. Mail deze altijd even na dat je het jammer vindt dat ze niet aanwezig konden zijn en dat je graag telefonisch nog een afspraak zou willen maken om het een en ander toe te lichten. Het zou zonde zijn om deze leads te laten lopen.

Evalueer vervolgens het webinar met je team en verwerk de feedback van de deelnemers. Zodat je de volgende keer een nog beter webinar kunt neerzetten.

Kortom, een webinar is een laagdrempelige manier om nieuwe klanten te overtuigen of om bestaande klanten te informeren over een bepaald onderwerp, product of dienst. Ga hier dus lekker mee aan de slag en ervaar zelf het succes van webinars!

Ook wij van Marketing Madheads organiseren verschillende webinars. Nieuwsgierig? Kijk via deze pagina welke webinars wij geven en meld jezelf aan!